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Hinweise für den Benutzer
1. Allgemeine Hinweise
Unter einem Autographen versteht man ein eigenhändig geschriebenes oder unterzeichnetes Schriftstück, unabhängig von Grösse, Form oder Inhalt. Dies umfasst Briefe, Notizen, Quittungen, Urkunden, Ansichtskarten, Dankschreiben und Einladungen, Glückwunsche und Autogrammkarten, aber auch militärische Befehle, unterzeichnete Karten von Kriegsschauplätzen, Beförderungsurkunden, Urlaubspässe und Passierscheine.
2. Gliederung der Sammlung
Dr. Georg Heberlein hat seine Dokumente nach folgender Gliederung geordnet:
| A: | Militär: Diverse 15.-20. Jahrhundert | Nr. 1 | bis | Nr. 123 |
| B: | Militär: 30jähriger Krieg | Nr. 124 | bis | Nr. 138 |
| C: | Militär: Napoleonische Zeit | Nr. 139 | bis | Nr. 277 |
| D: | Militär: Deutsch-Französischer Krieg 1870-1871 | Nr. 278 | bis | Nr. 311 |
| E: | Militär: 1. Weltkrieg | Nr. 312 | bis | Nr. 437 |
| F: | Militär: 2. Weltkrieg | Nr. 438 | bis | Nr. 662 |
| G: | Militär: USA | Nr. 663 | bis | Nr. 790 |
| H1: | Militär: Schweizer Armee; Schweizer Generäle | Nr. 791 | bis | Nr. 865 |
| H2: | Militär: Schweizer Armee; Schweizer in fremden Diensten | Nr. 866 | bis | Nr. 913 |
| J: | Staatsmänner | Nr. 914 | bis | Nr. 995 |
| K: | Fürstlichkeiten | Nr. 996 | bis | Nr. 1019 |
| L: | Wissenschafter,Schriftsteller, Maler, Astronauten | Nr. 1020 | bis | Nr. 1042 |
| M: | Diverse | Nr. 1043 | bis | Nr. 1093 |
| N: | Nachtrag | Nr. 1094 | bis | Nr. 1274 |
| O: | Französische Armee des 19. Jahrhunderts | Nr. 1275 | ||
| P: | Grossformatige Dokumente | Nr. 1276 | bis | Nr. 1290 |
| Q: | Dienstbüchlein und erster Sold von G. Heberlein | Nr. 1291 |
Im aktuellen Katalog wurde eine andere Gliederung vorgenommen. Die Sammlung wird nach sieben Hauptkapiteln bis zu fünf Unterkapiteln in historische Epochen gegliedert. Innerhalb der Kapitel und Unterkapitel sind die Autographen alphabetisch aufgeführt. Bei mehreren Autographen desselben Autors sind diese chronologisch aufgeführt.
Die Autographen aus den kleineren Sammlungen wurden in diese Systematik integriert, erhielten aber ebenfalls eine Archivnummer, so dass anhand der Archivnummer ersichtlich ist, zu welcher Autographensammlung ein Dokument gehört. Die zusätzlichen Dokumente wurden folgendermassen numeriert:
| Autographen der Schweizer Armee und der Militärverwaltung | Archivnr. 1300 bis 1333 |
| Autographen von und um Henri-Guillaume Dufour | Archivnr. 1334 bis 1349 |
| Autographen zu den fremden Diensten | Archivnr. 1350 bis 1375 |
3. Einordnung der Dokumente
Die Dokumente werden grundsätzlich der Zeitspanne zugewiesen, in welcher der Absender eine bedeutende Rolle gespielt hat. Dokumente des Absenders, die aus früheren oder späteren Jahren stammen und darum zeitlich in ein anderes Kapitel gehören würden, werden trotzdem in die für den Absender bedeutendste Zeitspanne eingeordnet. Ziel dieser Regelung ist es, möglichst alle Dokumente desselben Absenders beisammen zu lassen. So wurde z. B. ein Dokument George Pattons aus dem Jahr 1936 nicht in das Kapitel VII 1, sondern wie die anderen Patton-Dokumente in das Kapitel VII 3 eingeordnet.
Die einzige Ausnahme sind Dokumente, die inhaltlich (nicht nur zeitlich!) für eine andere Zeitspanne von grosser Bedeutung sind. Sie werden in das dem Inhalt des Dokuments entsprechende Kapitel eingeordnet. Das gleiche gilt auch für den Fall, dass eine Persönlichkeit zwar für eine bestimmte Zeitspanne bedeutend war, der Inhalt des Dokuments jedoch für eine andere Periode wichtig ist. In diesem Fall wird das Dokument dem Kapitel zugeordnet, zu welchem es inhaltlich gehört.
4. Aufbau der Texte
Die Texte setzen sich aus Namen und Lebensdaten, Angaben zum Dokument und zu dessen Inhalt, biographischen Angaben zum Autor und wenn möglich zum Empfänger sowie dem historisch-biographischen Kontext zusammen.
Der Artikelkopf enthält den Namen (mit Namensvarianten), Vornamen und gegebenenfalls Adelsprädikat, gefolgt von den Lebensdaten. Pseudonyme werden genannt. Es folgt die Berufsbezeichnung (höchste erreichte Funktion oder erreichter Grad). Die Angaben zum Dokument enthalten dessen Form, den Empfänger, Besonderheiten (Siegel etc.) , Seitenzahl und Format, Sprache, Ort und Datum. Die spezifischen Ausdrücke werden folgendermassen verwendet:
| Eigenhändiges Dokument mit Unterschrift | Das Dokument wurde von der angegebenen Person selbst geschrieben und unterschrieben. |
| Dokument mit Unterschrift | Das Dokument ist vorgedruckt bzw. wurde von einer anderen Person verfasst, wurde aber von der angegebenen Person eigenhändig unterschrieben. |
| Dokument in seinem Namen unterschrieben | Weder das Dokument noch die Unterschrift stammen von der angegebenen Person selbst. |
| Empfänger unbekannt | Es ist nicht näher bekannt, an wen das Dokument gerichtet ist (z. B. Dear Sir, keine Anrede). |
| Ohne Empfänger | Es gibt keinen ausdrücklichen Empfänger für dieses Dokument. |
| Empfänger unleserlich | Das Dokument enthält eine Namensanrede, die nicht lesbar ist. |
| . . . | Textausschnitte und Zitate wurden in der originalen Orthographie und Interpunktion belassen. |
| [. . .] | Die Angaben in eckigen Klammern sind nicht vollständig gesichert. |
Im Textteil wird der Inhalt des Dokumentes kurz zusammengefasst; allenfalls werden Teile des Dokumentes zitiert. Es folgen biographische Angaben zum Autor und - wenn möglich - ein historisch-biographischer Kontext zum Zeitpunkt, in welchem das Dokument entstanden ist. Wenn ein Autor mit mehreren Dokumenten vertreten ist, findet sich die Biographie im ersten (ältesten) aufgeführten Dokument.
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